Case ERP-selectie en -implementatie
De achtergrond
Graphiset BV is van oorsprong een drukkerij die zich als voorloper in de grafimedia branche sterk ontwikkeld heeft met de inzet van moderne technieken en hiermee het dienstenpakket fors heeft uitgebreid. Hiertoe behoren o.a. het digitaal drukken, het bouwen en onderhouden van websites en de opmaak van drukwerk.
De probleemstelling
De werkwijze van Graphiset is, zoals bij de meeste drukkerijen, traditioneel gebaseerd op de fysieke orderzak. Voor de nieuwe diensten en processen werkt dit niet meer optimaal of is helemaal niet meer van toepassing. Het informatiesysteem dat uit 1992 stamt heeft zich ook niet mee ontwikkeld en vormde steeds meer een beperkende factor in de levering van nieuwe diensten, de aansturing van apparatuur, de gewenste communicatie met de klanten en de bedrijfsvoering. Daarom heeft Graphiset besloten dat de informatievoorziening en werkwijze verbeterd moet worden.
De aanpak: ERP-selectie
De door IPL ontwikkelde standaard aanpak voor ERP pakketselectie is gevolgd. Er is, samen met de projectgroep, gestart met het beschrijven van de toekomstige werkwijze voor Graphiset, het zogenaamde logistieke concept. In deze projectgroep zijn alle disciplines vertegenwoordigd. Vervolgens zijn de eisen en wensen ten aanzien van een nieuw ERP systeem uitgebreid aan de orde besproken en is er een lijst opgesteld van passende systemen. Naast standaard ERP systemen is in het bijzonder aandacht geschonken aan zogenaamde branche pakketten. De drie best passende systemen zijn beoordeeld, zowel functioneel als financieel. Met één systeem, de principekeuze, is vervolgens een meerdaagse workshop uitgevoerd op basis van een door Graphiset beschreven bedrijfscase, zodat deze principekeuze een extra toetsing heeft ondergaan. Na de workshop is het contract met de leverancier gesloten. Na de selectie is in zeer korte tijd (3 maanden) het systeem geïmplementeerd door de leverancier. Graphiset heeft parallel samen met IPL de werkwijze waar nodig aangepast.
Het succes
Graphiset heeft als resultaat een leverancier gevonden die met haar software (ERP pakket) aantoonbaar voldoet aan de eisen en wensen die samen met IPL vooraf zijn opgesteld. Vervolgens is de software geïmplementeerd in combinatie met nieuwe werkwijzen, waardoor Graphiset ook in de toekomst verzekerd is van een goede ondersteuning van haar uitgebreide dienstenpakket.
IPL-bijdrage
- Opstellen pakket van eisen en wensen
- Selecteren van standaard ERP pakket
- Begeleiden van de implementatie van het ERP pakket
Meer informatie
Voor meer informatie: tel. 040 – 750 55 90 / office@ipl.nl