ERP-Implementatie | Begeleiding door IPL Advies

Een ERP implementatie is een van de meest ingrijpende trajecten binnen uw organisatie. Het raakt mensen, processen én systemen tegelijk. Met de juiste begeleiding wordt het een investering die zich terugbetaalt. Zonder die begeleiding loopt u het risico op budgetoverschrijdingen, vertragingen en een systeem dat nooit volledig benut wordt. IPL Advies begeleidt bedrijven al meer dan 40 jaar bij ERP-implementaties, volledig onafhankelijk van softwareleveranciers.

Wat doet IPL bij een ERP-implementatie?

IPL is niet de partij die de technische (cloud-)installatie of configuratie uitvoert, dat is de verantwoordelijkheid van uw ERP-leverancier. IPL kan een of meerdere rollen invullen.

Lid of voorzitter van de stuurgroep De stuurgroep is zeer belangrijk bij uw implementatieproject. Hier worden de beslissingen genomen over scope, budget, planning en prioriteiten. Een IPL-adviseur in de stuurgroep brengt onafhankelijkheid en ERP-marktkennis in op het hoogste niveau van uw project, en zorgt dat de belangen van uw organisatie centraal blijven staan, ook als de leverancier druk uitoefent.

Projectmanager De projectmanager bewaakt de planning, stuurt op mijlpalen, houdt de scope onder controle en zorgt voor heldere communicatie tussen alle betrokken partijen: uw organisatie, de leverancier en eventuele andere adviseurs. Daarnaast bewaakt de projectmanager dat besluiten tijdig worden genomen en escalaties niet blijven liggen.

Begeleiding van de datamigratie Welke data nemen we mee? Wat schonen we op? Hoe zorgen we dat de structuur aansluit op het nieuwe systeem? IPL helpt u deze vragen te beantwoorden, bewaakt de kwaliteit van het migratieproces en zorgt dat u met een betrouwbare basis live gaat.

Change manager Een IPL-adviseur als change manager zorgt ervoor dat uw medewerkers niet alleen worden getraind, maar ook echt worden meegenomen in het waarom van de verandering. We ontwikkelen een communicatieaanpak, begeleiden key-users, signaleren weerstand vroegtijdig en helpen uw organisatie de nieuwe werkwijze te omarmen.

Architect van logistieke concepten en processen IPL helpt u uw logistieke en operationele processen te doordenken en te vertalen naar concrete inrichtingskeuzes. Dat betekent niet dat het systeem volledig op basis van uw werkwijze wordt aangepast. Het systeem kan voor een groot deel worden geconfigureerd maar om bij de standaard te blijven moet u ook uw werkwijze ter discussie durven stellen. IPL helpt u hierbij.

Key user support Wij ondersteunen de key users tijdens de implementatie, zoals bij het voorbereiden van conversies en data opschoonacties; specificeren en invoeren van procedures en werkwijzen; definiëren van documenten en het (laten) realiseren hiervan, opleiden van eindgebruikers; specificatie en (laten) uitvoeren van interfaces, etc.

ERP-implementatie is geen IT-project — het is een veranderproject

Een nieuw ERP-systeem verandert de manier waarop uw medewerkers werken, samenwerken en beslissingen nemen. Processen die jaren op een bepaalde manier werden uitgevoerd, worden anders ingericht. Die aanpassing roept weerstand op, ook bij mensen met de beste bedoelingen.

Effectief changemanagement betekent:

  • Vroeg betrekken. Medewerkers die van het begin af aan meedenken over de nieuwe werkwijze, komen later niet voor verrassingen te staan.
  • Helder communiceren. Waarom veranderen we, wat levert het op en wat verandert er voor de individuele medewerker?
  • Zichtbaar leiderschap en begeleiding van management en projectsponsor. Als het management niet actief betrokken is bij de implementatie, is de werkvloer dat ook niet.
  • Training op maat. Afgestemd op de rol en het niveau van de gebruiker — geen eenmalige sessie voor iedereen.
  • Ruimte voor vragen en weerstand. Wie niet mag twijfelen of geen vragen mag stellen zal niet positief staan ten opzichte van de verandering.

IPL begeleidt niet alleen de technische en procesmatige kant van de implementatie, maar helpt u ook de organisatieverandering te managen.

De stappen van een ERP-implementatie

Een succesvolle ERP-implementatie volgt een gestructureerd pad. Hoewel de methodiek van de ERP-leverancier leidend is, zijn er vaste fases die altijd terugkomen.

1. Voorbereiding en projectopzet Voordat er ook maar één scherm wordt ingericht, moet de basis kloppen: een helder projectplan, een stuurgroep met mandaat, betrokken key-users en een realistisch budget en tijdlijn. Slechte voorbereiding is de meest voorkomende oorzaak van mislukte implementaties.

2. Procesanalyse en inrichtingskeuzes Welke processen gaan in het nieuwe systeem? Wat wordt standaard ingericht en waar is aanpassing nodig? IPL helpt u deze keuzes te maken op basis van bedrijfskundige argumenten, niet op basis van wat de leverancier het makkelijkst vindt.

3. Bouw en configuratie De leverancier richt het systeem in op basis van de afgesproken keuzes. IPL bewaakt de aansluiting op uw processen en signaleert afwijkingen vroegtijdig.

4. Datamigratie Uw bestaande data, artikelen, stuklijsten, relaties, openstaande orders, voorraden, moet correct en volledig over naar het nieuwe systeem. Een onderschatte stap die bij veel implementaties voor vertraging zorgt. Zie ook het volgende onderdeel.

5. Testen Werkt het systeem zoals afgesproken? Key-users testen de processen aan de hand van realistische scenario’s. Fouten worden nu gevonden, niet na go-live.

6. Training en voorbereiding go-live Uw medewerkers moeten niet alleen weten hóé het systeem werkt, maar ook begrijpen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Dat maakt het verschil tussen een systeem dat wordt gebruikt en een systeem dat wordt gedoogd.

7. Go-live en hypercare De livegang is niet het eindpunt, het is het begin. In de eerste weken na go-live zijn intensieve begeleiding en snelle bijsturing cruciaal. IPL blijft beschikbaar om knelpunten op te lossen en uw team te ondersteunen.

8. Evaluatie en optimalisatie Na de rust van de eerste maanden is het tijd om te kijken waar het systeem nog beter benut kan worden. Wat was gepland maar nog niet gerealiseerd? Welke processen verdienen een tweede blik?

Veelgemaakte fouten bij ERP-implementaties

Na meer dan 40 jaar implementatietrajecten zien we vaak dezelfde valkuilen terugkomen. Herkenning is de eerste stap om ze te vermijden.

Te weinig tijd en capaciteit vrijgemaakt Een ERP-implementatie doet een zwaar beroep op uw beste mensen — precies de mensen die ook het hardst nodig zijn in de dagelijkse operatie. Organisaties die dit onderschatten, lopen vast halverwege het traject.

Scope-uitbreiding zonder controle “Kunnen we dit er ook meteen in meenemen?” is een gevaarlijke zin. Elke toevoeging aan de scope kost tijd en geld, en vergroot de kans op vertraging. Een strakke scopebewaking is essentieel.

Te veel maatwerk Maatwerk is verleidelijk, maar duur, zowel in de implementatie als in het beheer achteraf. En bij elke nieuwe versie van het systeem kan maatwerk een probleem worden. IPL helpt u kritisch te kijken naar wat echt nodig is en wat standaard kan.

Onvoldoende aandacht voor de organisatie Systemen implementeren lukt wel. Mensen meekrijgen is het echte werk. Wie het menselijke aspect negeert, heeft na de go-live een systeem dat niet wordt gebruikt zoals bedoeld.

Datamigratie te laat aanpakken Organisaties beginnen vaak te laat met het opschonen en voorbereiden van data. Het resultaat: een haastige migratie vlak voor go-live, met fouten en onvolledigheden als gevolg.

Te weinig aandacht voor testen, trainen en documentatie Veel organisaties onderschatten hoeveel tijd nodig is om processen goed te testen, gebruikers op te leiden en werkinstructies vast te leggen.

Datamigratie: de onderschatte sleutel tot een succesvolle go-live

Waarom datamigratie zo complex is In de loop der jaren heeft uw huidige systeem onvermijdelijk rommel opgebouwd: dubbele relaties, verouderde artikelcodes, inconsistente eenheden, ontbrekende gegevens. Data die niet klopt, leidt tot foute voorraden, verkeerde orders en gefrustreerde gebruikers.

Wat goede datamigratie inhoudt Een zorgvuldige datamigratie bestaat uit meer dan een technische export en import. Het begint met een inventarisatie: welke data moet mee, welke mag weg en welke moet eerst worden opgeschoond? Vervolgens worden de gegevens overgezet naar de structuur van het nieuwe systeem, gevalideerd en getest. Dat doen we tijdens meerdere proefmigraties, niet één keer vlak voor go-live.

Hoe IPL helpt IPL ondersteunt u bij het hele migratieproces: van de eerste data-inventarisatie tot de validatie na go-live. We helpen u de juiste vragen te stellen aan uw leverancier, bewaken de kwaliteit van de gemigreerde data en zorgen ervoor dat uw organisatie met een schone en betrouwbare basis van start gaat.

Van ERP-selectie naar succesvolle implementatie

Heeft u het ERP-systeem al gekozen? Dan sluiten wij naadloos aan op de selectiefase. Heeft u IPL ook bij de selectie betrokken? Dan kennen we uw organisatie, uw processen en uw keuzes al — dat geeft een vliegende start.

Klaar om uw ERP-implementatie goed aan te pakken? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel 040 – 750 55 90 of mail naar office@ipl.nl.

Veelgestelde vragen over ERP-implementatie

Hoe lang duurt een ERP-implementatie?

Dat hangt af van de omvang van uw organisatie en de complexiteit van uw processen. Voor een middelgroot bedrijf rekent u gemiddeld op 9 tot 18 maanden.

Wat kost begeleiding bij een ERP-implementatie?

Dat hangt af van welke rol IPL vervult en hoe intensief de begeleiding is. We bespreken dit altijd vooraf en maken duidelijke afspraken.

Kunnen jullie ook helpen als de implementatie al loopt of vastloopt?

Ja. IPL kan ook in een lopend traject instappen om bij te sturen of te versnellen.

Werken jullie alleen samen met specifieke ERP-leveranciers?

Nee. IPL is volledig onafhankelijk en werkt met alle gangbare ERP-systemen op de Nederlandse markt.

Kunnen jullie ook helpen na de go-live?

Ja. IPL ondersteunt u ook bij de optimalisatie van uw ERP-systeem na de implementatie. We signaleren waar functies beter benut kunnen worden en begeleiden verbetertrajecten.

Behaalde resultaten

Onze klanten geven aan dat onze rol bij implementaties heeft bijgedragen aan dit succes o.a. door:

  • meer grip op planning en budget,
  • minder maatwerk,
  • betere betrokkenheid van key-users,
  • snellere adoptie door eindgebruikers,
  • betere aansluiting tussen processen en systeeminrichting.

Enkele klanten waarbij IPL de ERP-implementatie heeft begeleid:

  • Unisign
  • Coram
  • TK Home solutions
  • Verhoeven
  • The Compound Company
  • Offichem

Meer informatie

Voor meer informatie: tel. 040 – 750 55 90 /  office@ipl.nl

Auteur

Ruud Smetsers, ERP-consultant en mede-auteur van het boek ERP-systemen voor Productie en Groothandel (LinkedIn)