ERP Nieuwsbrief, mei 2018

ERP Systemen voor Productie en Groothandel

IPL is in 1993 gestart met het onafhankelijk evalueren van ERP-systemen. In de loop der tijd zijn meer dan 100 leveranciers en systemen onderzocht, sommige zijn overgenomen, anderen zijn gestopt, velen zijn nog steeds actief. In ons laatste onderzoek in 2017 hebben we 33 leverancier / systemen aan de tand gevoeld. Inmiddels zijn we met een 10-tal nieuwe spelers in gesprek voor onze volgende ronde.

In het boek “ERP Systemen voor Productie en Groothandel” treft u uitgebreide informatie over onze bevindingen. Zie hier de “Deelnemende Systemen”

In deze nieuwsbrief praten wij u bij op een aantal actuele ERP-onderwerpen: ERP in de cloud, Mobility in ERP en Internationaal Werken.

ERP in de cloud

Al vele jaren promoot een aantal ERP-leveranciers het gebruik van ERP in de cloud. Het was en is daarbij niet altijd duidelijk wat men met cloud precies bedoelt: private of public cloud? In de selectietrajecten van de laatste 2 jaren zien we dat onze opdrachtgevers er steeds meer voor open staan. Het aantal aanbieders neemt gestaag toe.

Het traditionele model, waarbij u zelf een server in huis heeft, software aanschaft en installeert, wordt tegenwoordig “on premise” genoemd. Het is echter al geruime tijd mogelijk om uw systeem buiten de deur te plaatsen en op afstand daarvan gebruik te maken (bijv. met behulp van Terminal Server). We noemen dit ook wel hosting. Wanneer u de infra-structuur deelt met anderen, maar nog steeds uw eigen software gebruikt, spreekt men ook wel van private cloud.

Daarnast zien we de opkomst van Public Cloud. U maakt gebruik van softwarediensten op het internet, zonder dat u precies weet waar het staat; het enige dat nodig is, is een webadres, een abonnement en een inlogcode. Hierbij wordt zowel de technische infrastructuur gedeeld met anderen als ook de software. U hoeft geen hardware en software aan te schaffen en te beheren, maar betaalt een veelal maandelijks huurbedrag voor het gebruik daarvan. Er zal nog steeds sprake zijn van een implementatie: vaststellen hoe uw bedrijf de software gaat gebruiken en met welke instellingen.

Voorbeeld van public cloud ERP-systemen zijn: Exact Online, SAP Business ByDesign, Netsuite, Dynamics 365 en Infor. Het aantal aanbieders neemt steeds verder toe, de keuze wordt dus groter. In een aantal van deze systemen is behalve eigen systeeminrichting ook een lichte vorm van maatwerk mogelijk.

Wanneer men de prijzen van public cloud ERP-systemen vergelijkt met die van on premise, dan zijn deze vrij stevig. Een belangrijke reden is dat in de prijs de aanschaf en het beheer van de infrastructuur zijn opgenomen. Dat maakt een vergelijking lastig. Ook als we hiermee rekening houden, dan liggen de kosten van public cloud over langere tijd beduidend hoger. Dit zal daarom alleen verantwoord zijn als u de andere voordelen van belang vindt voor uw organisatie, zoals: veel eenvoudiger naar nieuwe versies gaan en daardoor eenvoudiger “bij kunnen blijven”, geen grote investering vooraf en ook niet meer over een aantal jaren, overal ter wereld eenvoudige toegang, simpeler gebruikers bij en afschakelen en betere beveiliging. Het is uiteraard wel zaak om deze zaken goed contractueel vast te leggen.

Mobility in ERP

CRM-systemen en service software zijn de eerste geweest met mogelijkheden om ook onderweg (“mobiel”) informatie te raadplegen en vast te leggen. Bij ERP-systemen heeft dat wat langer geduurd. We zien de functionaliteit op dit gebied echter snel toenemen. Uiteraard zijn er wel verschillen.

De eerste stap was het kunnen gebruiken van een ERP-systeem via een web browser. Op de hotelkamer kon men via de laptop via een beveiligde URL en een inlogcode het systeem gebruiken. Dit is ook de basis geweest voor de opkomst van public cloud systemen, die ook vaak via een web browser benaderd worden.

Met de komst van de tablets en de Smart Phones met grotere schermen groeide de behoefte aan Apps. Ook in de ERP-wereld worden deze gemeengoed. In deze Apps wordt een andere User Interface gepresenteerd dan de “gewone” ERP-schermen, wat de gebruikers-vriendelijkheid en robuustheid ten goede is gekomen. Installatie is bovendien erg eenvoudig.

Steeds meer ERP-aanbieders bieden naast hun ERP-systeem een aantal Apps aan, die men (al dan niet tegen bijbetaling) kan gebruiken om onderweg bepaalde informatie te raadplegen, maar ook om gegevens vast te leggen. Denk maar aan de service monteur, die moet aangeven welke materialen hij heeft gebruikt en hoeveel tijd hij heeft gewerkt. Voorbeelden van aanbieders zijn: Abas, Epicor, Exact, IFS, Infor, Isah, Microsoft Dynamics 365, Ridder, SAP Business One, SAP S/4HANA, Unit4, e.a.

Aandachtspunt is dat niet alle Apps ook offline te gebruiken zijn. Met name in service omgevingen of in het vliegtuig kan dat wel erg handig zijn.

Internationaal werken

Steeds meer van onze klanten werken internationaal: zij kopen in en verkopen over de hele wereld. Dit betekent dat men aan eisen moet voldoen van de belasting en van de douane. Is er sprake van meerdere vestigingen in meerdere landen, dan worden andere aspecten relevant zoals onderlinge leveringen en het efficiënt regelen van de onderlinge goederenstromen. Uw behoeften op dit gebied spelen een bepalende rol in een ERP-selectie en -implementatie.

Ook wanneer uw bedrijf uit slechts één administratieve eenheid bestaat, in één land, kunt u al met ingewikkelde BTW-afhandeling te maken krijgen: stel u koopt in bij een leverancier in Frankrijk, die u direct laat leveren bij een klant in Engeland. Voor een specifieke order wordt het product echter geleverd vanuit het Nederlandse magazijn van de Franse leverancier (=ophaaladres) naar een Nederlands afleveradres van de Engelse klant (=afleveradres). In veel ERP-systemen zal het systeem aangeven dat er geen sprake is van BTW: het gaat immers om een levering van een Franse leverancier naar een Engelse klant. Echter: het ophaaladres en het afleveradres zijn bepalend voor de BTW: in dit geval van NL à NL: dus moet er wel sprake zijn van BTW. Opletten dus!

Is er sprake van bedrijven in verschillende landen, dan zal men in een aantal ERP-systemen per land met een aparte database moeten werken (die wel in dezelfde SQL-database kan zijn ondergebracht). Dit in tegenstelling tot de systemen waarin alle landen in één database kunnen worden ondergebracht. In dit laatste geval is het vaak eenvoudiger om gegevens tussen de bedrijven te delen, intercompany zaken te regelen en company brede rapportages te maken.

Voor de meeste ERP-systemen is de situatie waarin de totale operatie verspreid is over meerdere financiële administraties een lastige. Een voorbeeld: men heeft een verkopend bedrijf en een producerend bedrijf, in 2 verschillende financiële entiteiten. Wanneer de voorraad zich in het productiebedrijf bevindt, dan wordt de levertijdafgifte in de meeste systemen al lastig: een voorraadcontrole in het verkopende bedrijf is niet zinnig en men kan niet door de administratieve bedrijfsgrenzen heen kijken. Om qua ERP breder te kunnen kiezen heeft het dus voordelen om de bedrijfsstructuur zo eenvoudig mogelijk te houden.