Het actuele beeld

IPL Advies heeft begin 2020 onderzoek gedaan naar de meest toonaangevende ERP Systemen voor productie en groothandel voor de Nederlandse markt. De systemen zijn op meer dan 3200 aspecten onderzocht, waaronder Cloud-computing.
Naast On-Premise, het traditioneel installeren van de software op een eigen server, zien we 2 varianten van Cloud, te weten Private cloud en Public cloud. Wanneer er specifiek voor u software is geïnstalleerd op de “gehuurde” externe hardware, wordt dat met hosting of private cloud aangeduid. U zult daarbij de licenties gewoon moeten “aanschaffen”.

Bij de Public Cloud variant maakt u gebruik van software diensten op het internet, het wordt ook wel Saas (Software as a Service) genoemd. Hierbij wordt zowel de technische infrastructuur gedeeld met anderen als ook de software. Softwareleveranciers proberen Public Cloud zo efficiënt mogelijk aan te bieden door hun software “Multi-tenant” te maken, d.w.z. dat er binnen één database / software-installatie meerdere klanten (tenant = huurder) actief kunnen zijn.

Het aanbod
Ca. 60% van de onderzochte ERP systemen is beschikbaar in een Public cloud variant. Bij de 40% ERP-systemen die geen Cloud variant aanbieden treffen we vooral Nederlandse ERP leveranciers aan met de focus op productie. We zien dat de maak-industrie conservatiever is dan bijvoorbeeld de groothandel. Toch is ook bij de maakindustrie de vraag naar Public Cloud ERP ten opzichte van het vorige onderzoek flink toegenomen.
Wat opvalt is dat bij meer dan 90%% van de leveranciers die hun ERP-systeem via Saas aanbieden, het nog steeds mogelijk is om het systeem on-premise te installeren. Van deze optie durven de ERP-leveranciers dus nog geen afscheid te nemen. Updates van deze on premise versies lopen meestal wat achter op de public cloud versies.

Overwegingen bij Public Cloud

Bij Public Cloud ERP wordt u ontzorgt met betrekking tot de hardware en de software. U hoeft geen eigen servers aan de schaffen en ook het systeembeheer wordt voor u verzorgd. U heeft overal toegang tot het systeem. De gebruiker heeft alleen een abonnement, een webadres en een inlogcode nodig. Er hoeft dus niets meer te worden geïnstalleerd op de eigen computer. Een vereiste voor Cloud ERP is natuurlijk wel een betrouwbare internetverbinding. Deze hoeft niet altijd een erg snel te zijn. We weten uit eigen ervaring dat met vele ERP systemen zelfs via een hotspot-verbinding op de telefoon goed kan worden gewerkt.
Bij Public Cloud is voor de hard- en software geen eenmalige investering meer nodig. U sluit een abonnement af voor een periode tegen een maandelijks bedrag. Deze maandelijkse fee dekt af: het gebruik van de infrastructuur, het gebruik van de applicatie, updates en het technisch beheer.

De beveiliging in de Cloud is meestal goed geregeld. De datacenters zijn goed beveiligd en de providers gebruiken veelal de laatste beveiligingstechnieken.
Een voordeel van Public Cloud is dat je overal toegang hebt tot het systeem. In de Corona tijd is gebleken dat bedrijven die in de Cloud werken snel de stap hebben kunnen maken om medewerkers vanuit thuis te laten werken.

De implementatie van Public Cloud ERP is vergelijkbaar met de implementatie van een On-premise systeem. Het grootste verschil is dat men bij Cloud ERP snel toegang heeft tot het systeem. Het ‘commissionen’ van een Cloud ERP gaat vaak snel omdat geen installatie nodig is en het geen hardware hoeft te worden aangeschaft.

Maatwerk, updates en interfaces

De flexibiliteit van Public Cloud ERP-systemen is beperkter dan van On-premise ERP systemen. Bedrijven zullen zich in de cloud meer moeten conformeren aan de standaard configuratiemogelijkheden van de software en de mogelijkheden tot maatwerk zijn beperkter. Bij 70% van de Public Cloud ERP leveranciers is het mogelijk om maatwerk te realiseren en bij 30% van de Public Cloud ERP-leveranciers is maatwerk niet mogelijk: men zal door middel van configuratie of inrichting het systeem aan moeten laten sluiten bij de processen. Hierbij is het dus extra belangrijk om het juiste systeem te selecteren. In de praktijk blijken de mogelijkheden tot maatwerk bij Cloud ERP beperkter dan bij on premise. Er kan wel maatwerk worden gemaakt in de vorm van extensies, add-ons of apps, maar deze kunnen vaak niet zo diep in de processen ingrijpen als bij On-premise systemen.

Het voordeel van het conformeren aan de standaard is dat het systeem periodiek een update kan ondergaan en dat deze update niet wordt tegengehouden door maatwerk. In een SaaS-variant lopen alle klanten hierin (gedwongen) mee. Hiermee wordt voorkomen dat bedrijven na 15 jaar nog met een verouderd ERP-systeem moeten werken, omdat zij daarin gevangen zijn vanwege het maatwerk.

Mocht er toch besloten worden tot maatwerk moet daar een goede Business Case voor zijn. Het moet een belangrijk proces zijn dat het bedrijf concurrentievoordeel oplevert. Als dat niet het geval is kies er dan voor om het proces aan te passen i.p.v.de software. Want maatwerk ‘sleep’ je altijd mee en zal elke update moeten worden gecontroleerd of het na de update nog werkt. En in een SaaS-variant kan dat diverse keren per jaar zijn. We hebben genoeg voorbeelden gezien van kostbare trajecten om het ERP-systeem en het bijbehorende maatwerk te updaten. Een dat proces blijft zich herhalen….

Een ander aandachtspunt zijn de interfaces met andere systemen. Sommige Cloud ERP-systemen biedt een automatische koppeling met banken, zonder dat met betaalbestanden gewerkt hoeft te worden, dat is erg handig. Moeten er koppelingen worden gelegd met on premise systemen, zoals CAD of PLM, dan zal met de leverancier goed gecheckt moeten worden welke eisen dit stelt aan de verbinding en de techniek.

De kosten

Voor public cloud software wordt gewerkt met een maandelijks te betalen bedrag, dat gebaseerd is op de gebruikte modules en het aantal gebruikers, waarbij gedifferentieerd wordt naar type gebruiker. Het initiële contract geldt vaak over meerdere jaren en kan daarna veelal per jaar worden verlengd. Aandachtspunt is dat de softwareleverancier de prijzen kan verhogen bij contractverlenging. Deze verhoging heeft betrekking op de totale fee, terwijl dat bij een on premise situatie alleen het onderhoud kan betreffen. Bij on premise kun je ervoor kiezen om het onderhoud op te zeggen, terwijl je bij de meeste systemen gewoon kunt blijven doorwerken. Bij Public cloud is dat niet mogelijk.

In vergelijking tot het model van eenmalige investering zijn de kosten van Public cloud ERP-systemen fors. Deze kosten zijn ook lastig te vergelijken: in de prijs is immers de infrastructuur en technisch beheer opgenomen, evenals het doorvoeren van frequente updates, die kostbare upgrade-projecten voorkomen. Elk bedrijf zal zelf de afweging moeten maken.

Voor meer informatie: zie ons ERP-boek.