Locatie-onafhankelijk werken

Eén van de effecten van deze Corona-tijd is dat we de voordelen ervaren van digitalisering. Het gaat daarbij niet alleen om het houden van meetings via Microsoft Teams, Zoom, Skype e.d. maar ook om het op afstand kunnen werken met de bedrijfsapplicaties en het kunnen beschikken over de benodigde bestanden.
Als voorbeeld: vanuit de aard van onze werkzaamheden heeft IPL voor haar adviseurs qua systemen en informatie de situatie gecreëerd waarbij het niet uitmaakt waar de adviseur zich bevindt: op kantoor, bij de klant, onderweg of op thuis. Er wordt al langere tijd slechts gebruik gemaakt van public cloud bedrijfsapplicaties; deze systemen krijgen nieuwe updates zonder dat er een technisch consultant fysiek bij ons op kantoor hoeft te komen, ook een voordeel in Corona-tijd.
Qua financiële / order processen: alle documenten zijn in de cloud opgeslagen; wat er nog op papier binnenkomt wordt meteen ingescand en op de juiste plek opgeslagen. Slechts bij hoge uitzondering wordt nog een beroep gedaan op papieren documentatie. De mogelijkheden om inkoopfacturen digitaal te verwerken en verkoopfacturen digitaal te verzenden hebben daarbij uiteraard geholpen. Interne procesflows worden digitaal geïnitieerd, bewaakt en afgewerkt.
Qua project documentatie en project samenwerking wordt alles via MS Office365 Sharepoint en Teams in de cloud georganiseerd. Dit geeft demogelijkheid niet alleen binnen IPL samen te werken, alsook met klanten in een voor hen specifieke omgeving.

Binnen de bedrijfsmuren

Cloud
Bovenstaande principes kunnen bij elk bedrijf worden toegepast. Het aantal ERP-systemen dat in de public cloud wordt aangeboden neemt gestaag toe; in situaties dat dit nog niet mogelijk is, biedt hosting een goede mogelijkheid. De aarzelingen bij bedrijven ten aanzien van cloud applicaties verdwijnen in rap tempo.
Informatie zonder rapporten
Er zijn veel ruimere mogelijkheden gekomen om binnen het ERP-systeem digitaal, dat wil zeggen zonder papier en zonder telefoon, te werken. Waar je vroeger een “rapport moest draaien” om bepaalde informatie uit het systeem te halen, worden nu overzichten en dashboards op het scherm geboden. Sterker nog: deze overzichten zijn minder zinvol geworden omdat het systeem zelf de uitzonderingen zichtbaar maakt, zodat de aandacht daarop direct gericht kan worden.

Workflow
Veel ERP-systemen hebben een vorm van workflow-functionaliteit. De eenvoudige vorm is dat vanuit een offerte, een order of een artikel een taak kan worden aangemaakt, die kan worden toegewezen aan een collega. Deze ziet de taak in de interne takenlijst binnen het systeem, met een link naar de artikel of de order waarom het gaat. Een meer complexe vorm is dat complete administratieve processen grafisch kunnen vastgelegd, waarin meerdere mensen zijn betrokken. Het werken met workflow voorkomt naar elkaar bellen, gele post-its en het maken van separate e-mails. Bovendien heeft men beter grip op de voortgang.

Documenten
Je kunt binnen ERP-systemen documenten opslaan, bijvoorbeeld bij een klant, een offerte, een verkooporder of een project. Aan artikelen en stuklijsten kunnen tekeningen gekoppeld worden, zodat zij meegestuurd kunnen worden met een inkooporder of zichtbaar worden gemaakt op de werkstations binnen productie. Aan deze processen hoeft geen papier meer te pas te komen.
Documenten die via e-mail binnenkomen kunnen vaak direct in Outlook (via een op het ERP-systeem gerichte plugin) ingelezen en gekoppeld worden aan het juiste object (klant, inkoop order, project etc.) binnen het ERP-systeem.
Steeds meer applicaties bieden ook de mogelijkheid om XML/UBL bestanden direct in te lezen samen met de PDF, waardoor deze ook snel verwerkt kan worden zonder eerst OCR toe te passen.
Sommige applicaties voorkomen zelfs dit gehele documentverwerkingsproces, door het gebruik van portalen en handtekeningfaciliteiten.

Digitaal van begin tot het eind
Er zijn steeds meer voorbeelden van bedrijven waar het 3D-productmodel, dat bij engineering wordt gebouwd, de primaire bron is voor alle informatie die voor de werkvoorbereiding, inkoop, productie en service nodig is. Het is zelfs mogelijk om vanuit dit 3D model visualisaties te maken voor productie, zodat het product efficiënt en foutloos in elkaar gezet kan worden.

Op meerdere apparaten
Het inbrengen van gegevens en het raadplegen is in toenemende mate ook mogelijk via tablets en mobiele telefoons. Dat kan gaan om het invullen van de gewerkte uren, maar ook voor het werken in het magazijn en voor de service engineers in het veld. De techniek ontwikkelt zich zodanig dat applicaties en schermen direct beschikbaar zijn voor meerdere type appareten zonder dat daarvoor extra ontwikkeling nodig is. Digitaal werken op de productievloer maakt een snelle ontwikkeling door. Niet meer de papieren werkopdracht of de tekening is het signaal om aan de slag te gaan, maar de orderinformatie die via werkstations of tablets in productie wordt aangeboden. Groot voordeel is dat de informatie altijd actueel is en direct de voortgang kan worden terug gemeld.

Digitalisering in de keten

Portalen
Steeds meer ERP-systemen bieden zelf een leveranciersportaal en / of een klantenportaal. Op een leveranciersportaal worden offerte-aanvragen en bestellingen gezet, die door de leverancier kunnen worden opgehaald en waar zij kunnen reageren. Op een klantenportaal worden orderbevestigingen, certificaten en facturen aangeboden. Wanneer u als bedrijf machines levert, kunt u op een klantenportaal de klant informatie verschaffen over zijn installed base en hem de mogelijkheid bieden om meldingen aan te maken en service afspraken te plannen.
Ook kan een klant of leverancier direct reageren op documenten via chats en kan hij steeds vaker direct offertes goedkeuren in het ERP systeem via handtekening functies.

Webshop
Ook een geïntegreerd webshop wordt geboden; dit vereist wel dat de voor de webshop benodigde artikel gegevens (foto’s, productdocumentatie, meerdere talen etc.) in het ERP-systeem of een aanvullend PIM (Product Informatie Management systeem) vastgelegd moeten kunnen worden. Ook bieden steeds meer ERP-systemen vormen van catalogus management die ook de catalogus van de (externe) webshop beheren en bieden zijn goede real-time interfaces voor orderverwerking.

Smart Connected Supplier Network
Bron: SCSN

Het Fieldlab ‘The Smart Connected Supplier Network’ (SCSN) is een initiatief van de topsector HTSM, Brain-port Industries, softwareleveranciers en TNO om de hightech maakindustrie te ondersteunen bij het digi-taliseren van de keten.
Het Fieldlab richt zich op het met slimme ICT stroomlijnen en verbeteren van het industriële proces. Het moet veel gemakkelijker worden om veilig, betrouwbaar en snel data als product- of ontwerpdata en of-ferte- en ordergegevens te kunnen delen zonder dat dat belemmerd wordt door de verschillende gebruikte systemen (interoperabiliteit). Het toelevernetwerk waar het Fieldlab zich op richt bestaat uit ca. 300 be-drijven achter grote hightech bedrijven als ASML, Thales en Philips Healthcare.
Het Fieldlab wil ervoor zorgen dat door de hele keten een order van een klant automatisch in het systeem van de leverancier wordt geladen en daar direct kan worden verwerkt. Hiervoor is een standaard voor berichtenverkeer ontwikkeld. Zo creëert het Fieldlab geheel digitaal werkende schakels in de keten, om gegevens eenvoudig en betrouwbaar te delen.

Op basis van deze standaarden bieden de ERP-leveranciers, maar ook specialistische aanbieders connectoren, die de communicatie tussen partijen in de keten veel efficiënter maken.